Statuts

La Fédération Suisse des Notaires s’engage en faveur de la profession de notaire en Suisse, que le notaire exerce ses activités de manière indépendante ou exerce en qualité de notaire d’Etat, conformément à l’organisation propre à chaque canton. Elle s’engage au niveau cantonal et fédéral de manière impartiale en faveur des notaires indépendants et des notaires d’Etat.
La Fédération Suisse des Notaires soutient ses membres collectifs et individuels du mieux de ses connaissances et en accord avec ses principes. En tant qu'association faîtière, elle veille à ce que la haute qualité de la profession de notaire et des actes authentiques soit maintenue en Suisse.

Art. 1 Dénomination

La Fédération Suisse des Notaires (ci-après nommée la Fédération) est une association au sens des articles 60 et ss du Code civil. La Fédération est politiquement et confessionnellement neutre.

Art. 2 Siège

Le siège et l'adresse de la Fédération sont dans le canton de Berne.

Art. 3 But

La Fédération a pour but :

• De préserver et de promouvoir la sécurité juridique et la circulation des actes authentiques, la protection des parties à un acte authentique, ainsi que de maintenir et promouvoir l'indépendance et l'impartialité des notaires.
• De promouvoir le notariat en Suisse, d’élever le niveau de compétence professionnelle ainsi que d’améliorer l’image de la profession.
• De représenter les intérêts de la profession auprès des autorités fédérales et cantonales, en particulier de participer activement aux projets législatifs du gouvernement fédéral et des cantons en relation directe ou indirecte avec l’exercice du notariat.
• De promouvoir les nouvelles technologies et les services au bénéfice des membres et du public.
• De promouvoir la formation et de favoriser les relations confraternelles.
• De représenter les intérêts des notaires suisses auprès des instances et associations internationales, ainsi que des autorités étrangères.

La Fédération peut collaborer avec d'autres organisations et associations professionnelles.
Elle peut exercer toutes activités et participer à toutes entreprises propres à favoriser son but ou en rapport avec celui-ci.

Art. 4 Catégories de membres

La Fédération est composée de membres collectifs et de membres individuels.

Art. 5 Membres collectifs

Les membres collectifs sont les associations cantonales de notaires, reconnues par l'assemblée générale de la Fédération.
Le secrétariat général en dresse une liste.

Art. 6 Reconnaissance des membres collectifs

L’assemblée générale a la compétence de reconnaître de nouvelles associations cantonales.
L’assemblée générale peut reconnaître les associations cantonales qui souscrivent aux buts de la Fédération. La décision de refuser la reconnaissance n’a pas besoin d’être motivée.
L'assemblée générale peut retirer la reconnaissance à une association cantonale dont les statuts ou l’orientation ne sont plus en accord avec les buts de la Fédération Suisse des Notaires.

Art. 7 Membres individuels

Sont membres individuels de la Fédération Suisse des Notaires tous les notaires qui sont membres d’une association cantonale reconnue.
Peuvent également être admis en qualité de membres individuels tous officiers publics actifs dans une association cantonale non reconnue ou dans un canton sans association cantonale. La décision d’admission est du ressort du comité. Le refus n’a pas à être motivé. L'assemblée générale peut retirer la qualité de membre sans indication de motifs.

Art. 8 Cotisations

Les membres collectifs sont les débiteurs des cotisations. Les cotisations sont déterminées en fonction du nombre de membres actifs de chaque association cantonale reconnue. Elles sont fixées par l’assemblée générale, sur proposition du comité.
Les membres individuels selon l'art. 7, al. 2 sont personnellement débiteurs des cotisations.
Sur proposition du comité, l'assemblée générale peut décider d’un appel de contributions extraordinaires destinées à l'exécution de tâches particulières.
Le 30 juin de chaque année civile est déterminant pour le calcul des cotisations.
Les cotisations sont établies et encaissées par le comité.

Art. 9 Membres passifs

Les membres individuels qui n’exercent pas la profession sont des membres passifs. Les membres passifs n'ont aucun droit de vote. Ils ne peuvent pas participer à un organe de la Fédération, à l'exception de l’organe de révision.

Art. 10 Membres honoraires

L'assemblée générale peut désigner en qualité de membres honoraires des personnes qui ont apporté une contribution marquante aux objectifs de la Fédération ou au notariat en général. Ils ne paient pas de cotisation. Les membres honoraires qui n’exercent pas la profession de notaire n'ont aucun droit de vote et ne peuvent pas participer aux organes de la Fédération.  

Art. 11 Organes

Les organes de la Fédération sont

• l’assemblée générale
• le comité
• la Conférence des Présidents
• l’organe de révision

Art. 12 Organe suprême

L'assemblée générale est l'organe suprême de la Fédération. Elle a les attributions intransmissibles suivantes :

• L'élection de la Présidente ou du Président de la Fédération
• L’élection des autres membres du comité
• La désignation de l’organe de révision
• L'admission de membres d'honneur
• L'approbation des comptes
• La décharge du comité
• La fixation des cotisations
• La fixation des contributions extraordinaires
• La reconnaissance de nouveaux membres collectifs
• Le retrait de la reconnaissance des membres collectifs et des membres individuels pour d’autres motifs que mentionnés à l’art. 22
• La modification des statuts
• La décision sur des propositions qui lui sont soumises par le comité
• La décision sur des propositions qui lui sont soumises lors d’assemblées générales extraordinaires
• L'adhésion à des organisations internationales
• La dissolution de la Fédération

Art. 13 Composition

L'assemblée générale est composée des membres collectifs et individuels de la Fédération.

Art. 14 Droits de vote

Les membres individuels ont chacun droit à une voix à l'assemblée générale.
Les membres collectifs disposent d'un droit de vote correspondant au nombre de leurs membres individuels actifs agissant en qualité d’officier public.
La liste des membres collectifs et des membres individuels est tenue par la Fédération et doit être constamment mise à jour par les membres collectifs. La liste des membres à jour au 31 janvier de chaque année civile est déterminante pour la fixation des droits de vote des associations cantonales.

Art. 15  Exercice des droits de vote par les membres collectifs

Les membres collectifs exercent leur droit de vote par des délégués. Les associations cantonales déterminent le mode d’élection et la durée du mandat des délégués. Les délégués peuvent désigner un délégué suppléant moyennant procuration écrite.
Les membres du comité de la Fédération peuvent en même temps être délégués.

Art. 16  Assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale ordinaire a lieu durant le premier semestre de chaque année. En général, l’assemblée générale ordinaire se tient à Berne. La date de l’assemblée générale est communiquée aux membres au moins 90 jours à l’avance.
L'assemblée générale ordinaire est convoquée par le comité avec un préavis de 20 jours au moins. La convocation mentionne l'ordre du jour et les propositions y relatives.
Les requêtes ou propositions de vote motivées, émanant de membres collectifs ou d’au moins 20 membres individuels, soumises au comité par écrit ou par courrier électronique au plus tard 45 jours avant l'assemblée générale, doivent figurer à l'ordre du jour. Le comité est habilité à faire des contre-propositions. Aucune décision ne peut être prise sur des objets qui n’ont pas été portés à l’ordre du jour.

Art. 17 Quorum

L'assemblée générale est habilitée à prendre ses décisions et à procéder aux élections lorsque la moitié au moins des associations cantonales sont présentes ou représentées.
Lorsque le quorum n’est pas atteint, il y a lieu de lever l’assemblée et de convoquer une nouvelle assemblée générale en temps utile, laquelle sera habilitée à voter quel que soit le nombre d’associations cantonales représentées.

Art. 18 Décisions

Les décisions et élections sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés.
En cas d'égalité des voix, celle de la Présidente ou du Président de la Fédération est prépondérante. Pour les élections, un tirage au sort est effectué.
Une décision de l’assemblée générale recueillant la majorité qualifiée des deux tiers des suffrages exprimés est requise pour les résolutions suivantes, à savoir :

• la modification des statuts
• la dissolution de la Fédération

Art. 19  Assemblée générale extraordinaire

Le comité de même que trois membres collectifs peuvent demander la convocation d’une assemblée générale extraordinaire. L'ordre du jour et les propositions motivées sont communiqués par écrit ou par courrier électronique. Le comité doit convoquer l'assemblée générale extraordinaire dans un délai raisonnable.

Art. 20  Composition, constitution

Le comité de la Fédération se compose de cinq à douze membres. Le comité présente à l’assemblée générale les candidats à l’élection des postes de président et de membres du comité.
Pour la composition du comité, il y a lieu de prendre en considération la représentation des langues nationales, des régions, les cantons de même qu’une représentation appropriée des deux systèmes de notariat.
Sous réserve de l’élection de la Présidente ou du Président, le comité se constitue lui-même.

Art. 21 Durée

La durée de fonction des membres du comité est de trois ans. Ils sont rééligibles. La durée des fonctions ne peut cependant excéder neuf ans pour les membres du comité et douze ans pour la Présidente ou le Président en exercice.
Un membre du comité élu durant le mandat de trois ans complète la durée de celui de son prédécesseur, sans que cela n’entame la durée maximale de fonction.

Art. 22 Attributions

Le comité est responsable de l’exécution de toutes les tâches qui ne sont pas réservées par les statuts à un autre organe de la Fédération.
Il définit les objectifs stratégiques de la Fédération en termes de planification continue et en assure l’exécution. Dans ce but, il peut former des commissions internes et externes en particulier en matière de procédures de consultations et d’expertises.
En outre, le comité est chargé de :

• la préparation et la tenue de l'assemblée générale et de la Conférence des Présidents
• se prononcer sur l’admission de membres provenant d’associations cantonales non reconnues ou de cantons sans association cantonale
• l'exclusion des membres individuels qui n'ont pas payé leur cotisation durant 2 ans de suite
• l'organisation et la surveillance des finances de la Fédération
• la promotion des contacts avec les autorités, les organisations et autres associations nationales et internationales
• l'organisation d'événements

Art. 23 Décision

Le comité prend ses décisions à la majorité simple des membres présents.
En cas d’égalité des voix, celle du Président ou de la Présidente est prépondérante.
Les décisions peuvent également être prises par voie de circulation écrite ou par échange de courrier électronique.

Art. 24 Le secrétariat général

La secrétaire générale ou le secrétaire général dirige le secrétariat de la Fédération et exécute les affaires courantes, conformément aux instructions du comité résultant du mandat qu’il lui confie ou du contrat de travail qui les lie. Il ou elle n'est pas membre du comité, mais doit avoir des
compétences professionnelles dans le notariat.
Elle ou il est impliqué(e) dans le travail des commissions et remplit les missions qui lui sont confiées à ce titre.
Le comité établit un cahier des charges.

Art. 25 Représentation

La Fédération est représentée à l’égard des tiers par la signature collective à deux de la Présidente ou du Président ou de la Vice-Présidente ou du Vice-Président avec un autre membre du comité ou avec la secrétaire générale ou le secrétaire général.

Art. 26 La conférence des présidents

La Conférence des Présidents est destinée à la communication et la coordination des activités de la Fédération et des membres collectifs et a généralement lieu une fois par an. L'ordre du jour est fixé par le comité, après avoir entendu les membres collectifs.
La Conférence des Présidents a un statut consultatif. Par une décision prise à la majorité simple des voix exprimées, elle peut charger le comité de traiter une affaire, de développer des solutions appropriées et de les soumettre à l'assemblée générale pour décision.
La convocation d'une Conférence des Présidents extraordinaire peut avoir lieu sur demande effectuée par le comité ou par trois membres collectifs en la forme écrite ou par courrier électronique; la demande doit être motivée.

Art. 27 L'organe de révision

Les comptes de la Fédération doivent être révisés par une personne physique ou morale qualifiée. L’organe de révision est élu pour un mandat de trois ans. Pour une personne physique, la durée maximale de mandat est de neuf ans.
L’organe de révision établit à l’intention de l’assemblée générale un rapport qui résume le résultat de la révision et effectue une proposition en vue de l’approbation des comptes annuels.
Le rapport de révision et la proposition peuvent être présentés par oral, par écrit, ou par courrier électronique.

Art. 28 Commissions et groupes de travail

Le comité peut constituer des commissions et des groupes de travail pour des tâches spécifiques.

Art. 29 Principe

La communication interne de la Fédération et entre la Fédération et les membres collectifs et les membres individuels est essentiellement effectuée par courrier électronique. Ce mode de communication s'applique également à la convocation de l'assemblée générale et de la Conférence des Présidents.

Art. 30 Consultations

Le comité peut procéder à des consultations au sujet de questions de fait par courrier électronique. Les membres collectifs sont tenus d’y participer.

Art. 31 Newsletter

La Fédération informe régulièrement les membres collectifs au sujet de ses activités. La Fédération émet régulièrement un bulletin d’information à l'attention de tous les membres individuels.

Art. 32 Responsabilité

L’association est principalement financée par les cotisations des membres collectifs ou des membres individuels selon art 7 al. 2. La Fédération répond seule de ses dettes, qui sont garanties par sa fortune sociale. Les membres de la Fédération sont exonérés de toute responsabilité personnelle, à l'exception de celle résultant de l’obligation de payer les cotisations ou les contributions extraordinaires conformément aux décisions de l'assemblée générale. Toute responsabilité solidaire des membres est exclue.

Art. 33 Liquidation

La liquidation de la Fédération est effectuée par le comité. L’actif net restant est alloué aux membres collectifs, proportionnellement à leur droit de vote.

Art. 34 Entrée en vigueur

Les présents statuts ont été adoptés lors de l'assemblée constitutive du 5 février 1988 à Fribourg, et sont entrés en vigueur ce même jour.
Ils ont été  révisés le 28 juin 1996 à Lenzburg, le 17 novembre 2011 à Ostermundigen, le 30 octobre 2014 à Berne, le 26 avril 2018 à Berne, le 28 mars 2019 à Berne, et le 29 juin 2020 à Berne.

Berne, le 29 juin 2020